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公開番号2024148656
公報種別公開特許公報(A)
公開日2024-10-18
出願番号2023061997
出願日2023-04-06
発明の名称電子メール誤送信防止システム、電子メール中継装置、電話制御装置及び電子メール誤送信防止プログラム
出願人サクサ株式会社
代理人個人,個人
主分類H04L 51/21 20220101AFI20241010BHJP(電気通信技術)
要約【課題】電子メールの宛先をできるだけ客観的に、かつ、適切に、再確認できるようにする。
【解決手段】メール中継装置1では、送信用電子メールが記憶機能部1Aに記憶される。データ管理機能部1Bにより、送信先電子メールアドレスから送信先認識情報が取得され、音声処理機能部1Cにより音声データに変換されて、電話制御装置4に送付される。電話制御装置4では、送付された音声データが、制御機能部402により記憶機能部4Aに格納されて、格納場所を示す格納場所特定情報が、メール中継装置1に通知される。格納場所特定情報は、送信用電子メールの送信元である情報端末に通知される。電話制御装置4は、収容した電話端末から格納場所特定情報が送信されてきたら、音声処理機能部4Bが当該格納場所特定情報により特定される格納場所の音声データに応じた音声を当該電話端末に提供する。
【選択図】図1
特許請求の範囲【請求項１】
情報端末とＩＰ（Internet Protocol）網との間に設けられ、前記情報端末と前記ＩＰ網に接続されたメールサーバ装置との間での電子メールを中継する電子メール中継装置と、１以上の電話端末を収容する電話制御装置と、を接続して構成される電子メール誤送信防止システムであって、
前記電子メール中継装置は、
前記情報端末からの送信用電子メールを記憶する保持手段と、
前記保持手段に記憶された前記送信用電子メールの送信先電子メールアドレスに基づいて、送信先電子メールアドレスと送信先認識情報とを管理するアドレス管理手段より送信先認識情報を取得する第１の取得手段と、
前記第１の取得手段により取得された前記送信先認識情報を音声データに変換する変換手段と、
前記変換手段で変換された音声データを、前記電話制御装置に送付する送付手段と、
前記電話制御装置からの前記音声データの格納場所を示す格納場所特定情報を取得する第２の取得手段と、
前記第２の取得手段を通じて取得した前記格納場所特定情報を、前記送信用の電子メールの送信元である前記情報端末に通知する通知手段と
を備え、
前記電話制御装置は、
前記電子メール中継装置からの前記音声データを所定の記憶手段に格納する格納手段と、
前記音声データの格納場所を特定する前記格納場所特定情報を、前記電子メール中継装置に通知する通知手段と、
収容している電話端末から前記格納場所特定情報の提供を受けた場合に、前記格納場所特定情報により特定される格納場所に格納されている音声データを、前記電話端末に対して提供する提供手段と
を備えることを特徴とする電子メール誤送信防止システム。
続きを表示（約 2,600 文字）【請求項２】
請求項１に記載の電子メール誤送信防止システムであって、
前記電子メール中継装置は、
前記電話制御装置からの前記送信用電子メールの送信指示を受信した場合に、前記保持手段に記憶している前記送信用電子メールを送信先に送信するようにする送信処理手段
を備え、
前記電話制御装置は、
収容している電話端末から電子メールの送信を要求する情報を受け付けた場合に、前記送信用電子メールの前記送信指示を、前記電子メール中継装置に通知する送信指示通知手段
を備えることを特徴とする電子メール誤送信防止システム。
【請求項３】
情報端末とＩＰ（Internet Protocol）網との間に設けられ、前記情報端末と前記ＩＰ網に接続されたメールサーバ装置との間での電子メールを中継する電子メール中継装置と、１以上の電話端末を収容する電話制御装置と、を接続して構成される電子メール誤送信防止システムの前記電子メール中継装置であって、
前記電話制御装置は、前記電子メール中継装置からの音声データを所定の記憶手段に格納する格納手段と、前記音声データの格納場所を特定する格納場所特定情報を、前記電子メール中継装置に通知する通知手段と、収容している電話端末から前記格納場所特定情報の提供を受けた場合に、前記格納場所特定情報により特定される格納場所に格納されている音声データを、前記電話端末に対して提供する提供手段と、を備えるものであり、
前記情報端末からの送信用電子メールを記憶する保持手段と、
前記保持手段に記憶された前記送信用電子メールの送信先電子メールアドレスに基づいて、送信先電子メールアドレスと送信先認識情報とを管理するアドレス管理手段より送信先認識情報を取得する第１の取得手段と、
前記第１の取得手段により取得された前記送信先認識情報を音声データに変換する変換手段と、
前記変換手段で変換された音声データを、前記電話制御装置に送付する送付手段と、
前記電話制御装置からの前記音声データの格納場所を示す格納場所特定情報を取得する第２の取得手段と、
前記第２の取得手段を通じて取得した前記格納場所特定情報を、前記送信用の電子メールの送信元である前記情報端末に通知する通知手段と
を備えることを特徴とする電子メール誤送信防止システムの電子メール中継装置。
【請求項４】
情報端末とＩＰ（Internet Protocol）網との間に設けられ、前記情報端末と前記ＩＰ網に接続されたメールサーバ装置との間での電子メールを中継する電子メール中継装置と、１以上の電話端末を収容する電話制御装置と、を接続して構成される電子メール誤送信防止システムの前記電話制御装置であって、
前記電子メール中継装置は、前記情報端末からの送信用電子メールを記憶する保持手段と、前記保持手段に記憶された前記送信用電子メールの送信先電子メールアドレスに基づいて、送信先電子メールアドレスと送信先認識情報とを管理するアドレス管理手段より送信先認識情報を取得する第１の取得手段と、前記第１の取得手段により取得された前記送信先認識情報を音声データに変換する変換手段と、前記変換手段で変換された音声データを、前記電話制御装置に送付する送付手段と、前記電話制御装置からの前記音声データの格納場所を示す格納場所特定情報を取得する第２の取得手段と、前記第２の取得手段を通じて取得した前記格納場所特定情報を、前記送信用の電子メールの送信元である前記情報端末に通知する通知手段と、を備えるものであり、
前記電子メール中継装置からの前記音声データを所定の記憶手段に格納する格納手段と、
前記音声データの格納場所を特定する前記格納場所特定情報を、前記電子メール中継装置に通知する通知手段と、
収容している電話端末から前記格納場所特定情報の提供を受けた場合に、前記格納場所特定情報により特定される格納場所に格納されている音声データを、前記電話端末に対して提供する提供手段と
を備えることを特徴とする電子メール誤送信防止システムの電話制御装置。
【請求項５】
情報端末とＩＰ（Internet Protocol）網との間に設けられ、前記情報端末と前記ＩＰ網に接続されたメールサーバ装置との間での電子メールを中継する電子メール中継装置と、１以上の電話端末を収容する電話制御装置と、を接続して構成される電子メール誤送信防止システムの前記電子メール中継装置に搭載されたコンピュータで実行される電子メール中継装置プログラムと前記電話制御装置に搭載されたコンピュータで実行される電話制御装置プログラムとで構成される電子メール誤送信防止プログラムであって、
前記電子メール中継装置プログラムは、
前記情報端末からの送信用電子メールを記憶する保持手段に記憶された前記送信用電子メールの送信先電子メールアドレスに基づいて、送信先電子メールアドレスと送信先認識情報とを管理するアドレス管理手段より送信先認識情報を取得する第１の取得ステップと、
前記第１の取得ステップにおいて取得した前記送信先認識情報を音声データに変換する変換ステップと、
前記変換手段ステップにおいて変換した音声データを、前記電話制御装置に送付する送付ステップと、
前記電話制御装置からの前記音声データの格納場所を示す格納場所特定情報を取得する第２の取得ステップと、
前記第２の取得ステップにおいて取得した前記格納場所特定情報を、前記送信用の電子メールの送信元である前記情報端末に通知する通知ステップと
を実行するものであり、
前記電話制御装置プログラムは、
前記電子メール中継装置からの前記音声データを所定の記憶手段に格納する格納ステップと、
前記音声データの格納場所を特定する前記格納場所特定情報を、前記電子メール中継装置に通知する通知ステップと、
収容している電話端末から前記格納場所特定情報の提供を受けた場合に、前記格納場所特定情報により特定される格納場所に格納されている音声データを、前記電話端末に対して提供する提供ステップと
を実行することを特徴とする電子メール誤送信防止プログラム。

発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
この発明は、電子メールの誤送信を防止するシステム、装置及びプログラムに関する。
続きを表示（約 2,400 文字）【背景技術】
【０００２】
いわゆるチャットやＳＮＳ（Social Networking Service）の普及により、パソコンやスマートフォンなどの情報端末を用いて文字により情報交換を行うことが手軽に行うことができるようになってきている。しかしながら、ビジネスの分野においては、比較的にデータ量の多い情報も安定にかつ迅速に送ることができる電子メールが広く用いられている。また、電子メールの場合には、後に記す特許文献１に開示されているように、自分宛て電子メールの内容を、電話機を通じ聴取するだけにとどまらず、聴取した電子メールの送信元に対して、メッセージを返信することも可能にする技術も実現されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
特許第３０５０２９２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ビジネス上で送受される電子メールについては、適時にその内容を確認でき、また、適時に応答できることが重要であり、特許文献１に開示された技術は有用なものである。しかし、ビジネス上で送受される電子メールにおいては、電子メールの送信先（宛先）を間違えないようにすることも重要である。ビジネス上の電子メールの誤送信は、信用問題になってしまう場合もある。従来は、電子メールの送信を一度保留するようにし、宛先を再確認させてから、電子メールを送信するといった対応が取られる場合がある。
【０００５】
しかし、送信時における表示画面上で、送信者が自ら入力した情報を確認することになるので、間違いがあっても気付き難い。電子メールの宛先が正しいか否かは、基本的に電子メールを作成して送信する者でなければ判断することができないため、客観的で確実な誤送信防止のための送信先のチェック方法が存在しない。このため、できるだけ客観的に電子メールの宛先を再確認できるようにしたいとする要求がある。
【０００６】
以上のことに鑑み、電子メールの送信者が、電子メールの宛先をできるだけ客観的に、かつ、適切に、再確認できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の発明の電子メール誤送信防止システムは、
情報端末とＩＰ（Internet Protocol）網との間に設けられ、前記情報端末と前記ＩＰ網に接続されたメールサーバ装置との間での電子メールを中継する電子メール中継装置と、１以上の電話端末を収容する電話制御装置と、を接続して構成される電子メール誤送信防止システムであって、
前記電子メール中継装置は、
前記情報端末からの送信用電子メールを記憶する保持手段と、
前記保持手段に記憶された前記送信用電子メールの送信先電子メールアドレスに基づいて、送信先電子メールアドレスと送信先認識情報とを管理するアドレス管理手段より送信先認識情報を取得する第１の取得手段と、
前記第１の取得手段により取得された前記送信先認識情報を音声データに変換する変換手段と、
前記変換手段で変換された音声データを、前記電話制御装置に送付する送付手段と、
前記電話制御装置からの前記音声データの格納場所を示す格納場所特定情報を取得する第２の取得手段と、
前記第２の取得手段を通じて取得した前記格納場所特定情報を、前記送信用の電子メールの送信元である前記情報端末に通知する通知手段と
を備え、
前記電話制御装置は、
前記電子メール中継装置からの前記音声データを所定の記憶手段に格納する格納手段と、
前記音声データの格納場所を特定する前記格納場所特定情報を、前記電子メール中継装置に通知する通知手段と、
収容している電話端末から前記格納場所特定情報の提供を受けた場合に、前記格納場所特定情報により特定される格納場所に格納されている音声データを、前記電話端末に対して提供する提供手段と
を備えることを特徴とする。
【０００８】
この請求項１に記載の発明の電子メール誤送信防止システムによれば、電子メール中継装置において、送信用電子メールが保持手段に記憶されて、送信が待機状態となる。第１の取得手段により、送信先電子メールアドレスから送信先認識情報が取得され、これが変換手段により音声データに変換されて、送付手段により電話制御装置に送付される。電話制御装置において、送付された音声データが、格納手段により所定の記憶手段に格納され、格納場所を示す格納場所特定情報が、特定情報通知手段により、電子メール中継装置に通知される。
【０００９】
当該格納場所特定情報は、電子メール中継装置の第２の取得手段により取得され、通知手段により、送信用電子メールの送信元である情報端末に通知される。電話制御装置は、収容した電話端末から格納場所特定情報が送信されてきたら、提供手段が当該格納場所特定情報に特定される格納場所に格納されている音声データに応じた音声を、当該電話端末に提供して、聴取できるようにする。これにより、電子メールの宛先の確認を、電話端末を用いた音声聴取により行うことが可能になる。
【発明の効果】
【００１０】
この発明によれば、電子メールの送信者が、電子メールの宛先の確認を、電話端末を用いた音声聴取により行うことができる。これにより、電子メールの送信者が、電子メールの宛先をできるだけ客観的に、かつ、適切に確認できる。
【図面の簡単な説明】
（【００１１】以降は省略されています）

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