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公開番号2025057057
公報種別公開特許公報(A)
公開日2025-04-09
出願番号2023166689
出願日2023-09-28
発明の名称メール制御装置、メール制御方法及びメール制御プログラム
出願人サクサ株式会社
代理人個人,個人
主分類H04L 51/48 20220101AFI20250402BHJP(電気通信技術)
要約【課題】電子メールを使用した階層的な連絡網を構築する場合に、各階層の返信先を適切に指示し、信頼性の高い連絡網を構築するメール制御装置、方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】メール制御装置1において、送信契機検出部121は問合せメール(報告や回答が必要なメール)の送信契機を検出し、第1の情報取得部122は社内情報DB4から送信先のメールアドレスと送信先に応じて決まる返信先のメールアドレスとを取得し、第1のメール形成部123は第1の情報取得部122で取得されたメールアドレス、送信先(To)及び返信先(Reply-To)が設定された問合せメールを形成し、送信サーバ機能部111は形成された問合せメールを送信する。
【選択図】図2
特許請求の範囲【請求項１】
返信が必要になる問合せメールの送信の契機を検出する検出手段と、
前記検出手段で前記問合せメールの送信の契機が検出された場合に、所定の情報提供装置より、前記問合せメールの１以上の送信先のメールアドレスを取得すると共に、前記メールアドレスが取得された前記送信先に応じて決まる返信先のメールアドレスとを取得する第１の取得手段と、
ヘッダ部の送信元に所定のメールアドレスを設定し、ヘッダ部の送信先に前記第１の取得手段で取得された前記送信先のメールアドレスを設定し、ヘッダ部の返信先に前記第１の取得手段で取得された前記返信先のメールアドレスを設定した前記問合せメールを形成し、送信するようにする第１の形成手段と
を備えることを特徴とするメール制御装置。
続きを表示（約 1,300 文字）【請求項２】
請求項１に記載のメール制御装置であって、
自機から送信した前記問合せメールに対応する返信メールを受信した場合に、前記問合せメールのヘッダ部の送信元以外の前記返信メールのヘッダ部の送信先に基づいて、所定の情報提供装置より、返信先のメールアドレスを取得する第２の取得手段と、
前記第２の取得手段で、前記返信メールのヘッダ部の前記送信先に基づいて前記返信先のメールアドレスが取得できた場合には、前記返信メールのヘッダ部の送信先はそのままに、前記返信メールのヘッダ部の返信先に前記第２の取得手段で取得された前記返信先のメールアドレスを設定した問合せメールを形成して送信するようにし、前記第２の取得手段で、前記返信先のメールアドレスが取得できなかった場合には、受信した前記返信メールに応じた返信メールを形成して送信するようにする第２の形成手段と
を備えることを特徴とするメール制御装置。
【請求項３】
請求項２に記載のメール制御装置であって、
自機から送信した問合せメールに対応する返信メールを受信した場合に、前記問合せメールのヘッダ部の送信元以外の送信先が同じである前記返信メールについて、返信内容を集計する集計処理手段を備え、
前記第２の形成手段は、前記集計処理手段での集計結果を含む、前記問合せメールを、あるいは、前記返信メールを形成する
ことを特徴とするメール制御装置。
【請求項４】
検出手段が、返信が必要になる問合せメールの送信の契機を検出する検出工程と、
前記検出工程で前記問合せメールの送信の契機を検出した場合に、第１の取得手段が、所定の情報提供装置より、前記問合せメールの１以上の送信先のメールアドレスを取得すると共に、前記メールアドレスが取得された前記送信先に応じて決まる返信先のメールアドレスとを取得する第１の取得工程と、
第１の形成手段が、ヘッダ部の送信元に所定のメールアドレスを設定し、ヘッダ部の送信先に前記第１の取得工程で取得した前記送信先のメールアドレスを設定し、ヘッダ部の返信先に前記第１の取得工程で取得した前記返信先のメールアドレスを設定した前記問合せメールを形成し、送信するようにする第１の形成工程と
を有することを特徴とするメール制御方法。
【請求項５】
コンピュータにより実行されるメール制御プログラムであって、
返信が必要になる問合せメールの送信の契機を検出する検出ステップと、
前記検出ステップで前記問合せメールの送信の契機を検出した場合に、所定の情報提供装置より、前記問合せメールの１以上の送信先のメールアドレスを取得すると共に、前記メールアドレスが取得された前記送信先に応じて決まる返信先のメールアドレスとを取得する第１の取得ステップと、
ヘッダ部の送信元に所定のメールアドレスを設定し、ヘッダ部の送信先に前記第１の取得ステップで取得した前記送信先のメールアドレスを設定し、ヘッダ部の返信先に前記第１の取得ステップで取得した前記返信先のメールアドレスを設定した前記問合せメールを形成し、送信するようにする第１の形成ステップと
を実行することを特徴とするメール制御プログラム。

発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
この発明は、例えば、災害発生時の安否確認メールやアンケート調査のためのアンケートメールといった、返信が必要となる電子メールの送信と、当該返信が必要となる電子メールについての返信メールの受信とを行う装置、方法、プログラムに関する。
続きを表示（約 2,300 文字）【背景技術】
【０００２】
従来から電子メールを使用した連絡網システムが運用されている。当該連絡網システムは、管理者から連絡網対象者への電子メール配信が主目的となっている。このため、連絡網対象者からの返信メールに基づき、連絡網対象者の返信内容を確認したり、未受信者を特定したりする処理は、受信側において手作業で処理しなければならない場合があった。このため、後に記す特許文献１には、電子メールにＷｅｂページのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を記載しておき、連絡網対象者が当該Ｗｅｂページにアクセスして、必要情報の入力を可能にするメール型連絡網システムの発明が開示されている。特許文献１に開示された発明の場合には、Ｗｅｂページが設けられているサーバ装置側で、回答を集約するなどのことも可能になる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
特開２００６－３３８２６２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、会社などで運用される電子メールを使用した連絡網システムの場合には、返信メールを１か所に集約するのではなく、階層的に返信を集約して把握するようにしたい場合がある。例えば、まず、複数のグループの各グループメンバーに電子メールを送信して、その返信を各グループのグループリーダに送信し、各グループリーダが自分の返信内容も含めて集約して、これを課長に送信するといった運用を実現したい場合がある。これにより、グループリーダは、自分のグループのメンバーについての情報を把握できるし、課長は自分の課の各グループの情報を把握できる。
【０００５】
しかし、当該連絡網システムの場合、各グループのメンバーが、自分が属するグループのグループリーダに返信を行わなければならないし、各グループのグループリーダは、自分が属する課の課長に返信を行わなければならない。このため、自分が返信すべき相手先を適切に把握して、電子メールの返信を行う必要があり、返信先の指定が煩わしく、また、適切な相手先とは異なる先に返信メールを送信してしまうといった、いわゆるヒューマンエラーを発生させてしまうリスクもある。
【０００６】
以上のことに鑑み、電子メールを使用した階層的な連絡網を構築する場合にも、各階層の返信先を適切に指示できるようにし、いわゆるヒューマンエラーを生じさせることもない、信頼性の高い連絡網を構築できるようにすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
上記課題を解決するため、請求項１に記載の発明のメール制御装置は、
返信が必要になる問合せメールの送信の契機を検出する検出手段と、
前記検出手段で前記問合せメールの送信の契機が検出された場合に、所定の情報提供装置より、前記問合せメールの１以上の送信先のメールアドレスを取得すると共に、前記メールアドレスが取得された前記送信先に応じて決まる返信先のメールアドレスとを取得する第１の取得手段と、
ヘッダ部の送信元に所定のメールアドレスを設定し、ヘッダ部の送信先に前記第１の取得手段で取得された前記送信先のメールアドレスを設定し、ヘッダ部の返信先に前記第１の取得手段で取得された前記返信先のメールアドレスを設定した前記問合せメールを形成し、送信するようにする第１の形成手段と
を備えることを特徴とする。
【０００８】
請求項１に記載の発明のメール制御装置によれば、検出手段を通じて、問合せメール（報告や回答が必要なメール）の送信契機が検出された場合には、第１の取得手段により、所定の情報提供装置から、送信先のメールアドレスと、当該送信先に応じて決まる返信先のメールアドレスとが取得される。この後、第１の形成手段によって、第１の取得手段で取得されたメールアドレスが用いられ、ヘッダ部の送信先（To）と返信先（Reply-To）とが設定された問合せメールが形成され、これが送信するようにされる。
【発明の効果】
【０００９】
この発明によれば、電子メールを使用した階層的な連絡網を構築する場合にも、手間をかけることなく各階層の返信先を適切に指示できるようにし、いわゆるヒューマンエラーを生じさせることもない、信頼性の高い連絡網が構築できる。
【図面の簡単な説明】
【００１０】
この発明による装置、方法、プログラムの一実施の形態が適用されたメール制御装置が用いられて構成されるネットワークシステムの構成例を説明するための図である。
実施の形態のメール制御装置の構成例を説明するためのブロック図である。
実施の形態の社内情報ＤＢの格納データの例を説明するための図である。
実施の形態で用いられる所属コードの例とその内訳について説明するための図である。
実施の形態の安否確認メールの例を説明するための図である。
実施の形態の返信メールの例を説明するための図である。
実施の形態のメール制御装置を用いたネットワークシステムにおいて、メール制御装置を中心とする処理の流れを説明するためのシーケンス図である。
図７に続くシーケンス図である。
実施の形態のメール制御装置で行われる処理について説明するためのフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
（【００１１】以降は省略されています）

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