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公開番号2024122625
公報種別公開特許公報(A)
公開日2024-09-09
出願番号2023030281
出願日2023-02-28
発明の名称文書回覧装置
出願人株式会社トヨタエンタプライズ
代理人個人,個人
主分類G06Q 10/0633 20230101AFI20240902BHJP(計算;計数)
要約【課題】回覧ルートの自由度、新たな回覧ルートの構築の手間を改善する文書回覧装置を提供すること。
【解決手段】回覧レールメモリ31、回覧制御テーブルメモリ33及び回覧制御部5を備える文書回覧装置1であって、回覧レールメモリ31に処理項目を規定する複数のステーション及びステーションの回覧順序を規定する回覧レールを保存させる。ステーションには処理項目を処理するためのFショップを設定可能であり、回覧制御テーブルメモリ33に回覧制御テーブルを保存させ、Fショップを担当する役職を割り付け、回覧制御部5に回覧レールで第n順序のステーションにアクセスして、ステーションのFショップに役職が割り付けられているときは当該役職に対して処理項目の実行を依頼させ、実行が完了した後、第n+1順序のステーションにアクセスさせ、役職が割り付けられていないときは、第n+1順序のステーションにアクセスさせる。
【選択図】図1
特許請求の範囲【請求項１】
処理項目を規定する複数のステーション及び前記ステーションの回覧順序を規定する回覧レールを保存する回覧レールメモリと、前記ステーションには前記処理項目を処理するためのFショップを設定可能であり、
回覧制御テーブルを保存する回覧制御テーブルメモリと、該回覧制御テーブルは、前記Ｆショップを担当する役職を割り付け、
回覧制御部であって、前記回覧レールで第ｎ順序の前記ステーションにアクセスして、該ステーションのFショップに役職が割り付けられているときは当該役職に対して前記処理項目の実行を依頼し、実行が完了した後、第ｎ+１順序の前記ステーションにアクセスし、役職が割り付けられていないときは、前記第ｎ+１順序の前記ステーションにアクセスする、回覧制御部と、
を備えてなる文書回覧装置。
続きを表示（約 1,300 文字）【請求項２】
前記回覧レールのステーションは、役職を直接指定できる指定シートを備え、該指定シートに役職が指定されているステーションにはＥショップが設定される、請求項１に記載の装置。
【請求項３】
前記役職に対応する個人を特定する役職－個人テーブルを保存する役職－個人テーブルメモリが更に備えられ、
前記回覧制御部は、前記役職－個人テーブルに基づき、前記役職に対応する個人に対して、前記処理項目の実行を依頼する、請求項１に記載の装置。
【請求項４】
前記複数のステーションがその回覧順序に従って第１の列に記載された回覧ルート指示表を保存する回覧ルート指示表保存部と、
前記回覧ルート指示表の前記第１の列を参照して前記回覧レールを構築する回覧レール生成部と、が更に備えられる、請求項１に記載の装置。
【請求項５】
前記回覧ルート指示表の第２の列には、前記第１の列に記載のステーションに対応した役職が、これと同じ行に記載され、
該第１の列及び前記第２の列の記載に基づき、前記回覧制御テーブルを生成する回覧制御テーブル生成部が更に備えられる、請求項４に記載の装置。
【請求項６】
回覧レールメモリ、回覧制御テーブルメモリ及び回覧制御部を備えた回覧制御装置を用いる文書の回覧方法であって、
前記回覧レールメモリに、処理項目を規定する複数のステーション及び前記ステーションの回覧順序を規定する回覧レールを保存させ、前記ステーションには前記処理項目を処理するためのFショップを設定可能であり、
前記回覧制御テーブルメモリに、回覧制御テーブルを保存させ、該回覧制御テーブルは、前記Ｆショップを担当する役職を割り付け、
前記回覧制御部に、前記回覧レールで第ｎ順序の前記ステーションにアクセスして、該ステーションのFショップに役職が割り付けられているときは当該役職に対して前記処理項目の実行を依頼させ、実行が完了した後、第ｎ+１順序の前記ステーションにアクセスさせ、役職が割り付けられていないときは、前記第ｎ+１順序の前記ステーションにアクセスさせる、文書回覧方法。
【請求項７】
回覧レールメモリ、回覧制御テーブルメモリ及び回覧制御部を備えた回覧制御装置のコンピュータ用のコンピュータプログラムであって、
前記回覧レールメモリに、処理項目を規定する複数のステーション及び前記ステーションの回覧順序を規定する回覧レールを保存させ、前記ステーションには前記処理項目を処理するためのFショップを設定可能であり、
前記回覧制御テーブルメモリに、回覧制御テーブルを保存させ、該回覧制御テーブルは、前記Ｆショップを担当する役職を割り付け、
前記回覧制御部に、前記回覧レールで第ｎ順序の前記ステーションにアクセスして、該ステーションのFショップに役職が割り付けられているときは当該役職に対して前記処理項目の実行を依頼させ、実行が完了した後、第ｎ+１順序の前記ステーションにアクセスさせ、役職が割り付けられていないときは、前記第ｎ+１順序の前記ステーションにアクセスさせる、コンピュータプログラム。

発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
この発明は文書回覧装置の改良に関する。
続きを表示（約 2,300 文字）【背景技術】
【０００２】
会社、行政機関その他の組織において稟議書などの文書は担当する役職の間で回覧され、役職の権限において処理が行われる。
昨今の文書は電子化されており、電子ファイルとしてネットワークを介して役職へ送付され、またその役職から次の役職へ送付される。
文書の回覧ルートは、文書の内容に応じて定められており、多種多様となる。
この発明に関連する先行技術文献として特許文献１～３を参照されたい。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
特開２００５－３０１５７５号公報
特開２００３－８５３３５号公報
特開平１１－１４３９６２号公報
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
既述のように、組織内における文書の回覧ルートは文書の内容に応じて、更には組織の構成に応じて多種多様である。また、組織変更がなされたときは、回覧先もまた変更になる。組織変更には組織を構成する役職の改変のほか、役職を担当する人員自体の変更もある。
ネットワークを介して文書を回覧するソフトウエアが提案されているが、回覧ルートの自由度が小さかったり、また、回覧ルートに自由度が確保されていても新たな回覧ルートの構築に手間がかかったりしていた。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
この発明はかかる課題を解決すべくなされたものである。この発明の第１局面は次のように規定される。即ち、
処理項目を規定する複数のステーション及び前記ステーションの回覧順序を規定する回覧レールを保存する回覧レールメモリと、前記ステーションには前記処理項目を処理するためのFショップを設定可能であり、
回覧制御テーブルを保存する回覧制御テーブルメモリと、該回覧制御テーブルは、前記Ｆショップを担当する役職を割り付け、
回覧制御部であって、前記回覧レールで第ｎ順序の前記ステーションにアクセスして、該ステーションのFショップに役職が割り付けられているときは当該役職に対して前記処理項目の実行を依頼し、実行が完了した後、第ｎ+１順序の前記ステーションにアクセスし、役職が割り付けられていないときは、前記第ｎ+１順序の前記ステーションにアクセスする、回覧制御部と、
を備えてなる文書回覧装置。
【０００６】
このように規定される文書回覧装置によれば、回覧レールにおいて文書データは一方通行である。即ち、第ｎ順位のステーションの次は第ｎ+１順位のステーションへ文書が送付される。各ステーションには実行すべき処理項目が予め規定されている。処理項目には、「起案」、「受付」、「合議」、「確認」、「審議」、「決裁」、「許可」及び「連絡」などがあり、必要に応じて任意に規定できる。
このように処理項目が規定されたステーションにFショップが設定される。Fショップは、例えば鉄道の駅の店舗のようなものであり、駅には多種の店舗があるように、Fショップも任意に設定が可能である。そして、店舗の店員は、鉄道会社ではなく、店舗の運営会社が管理するように、Fショップを担当する役職は、回覧レールとは独立した、回覧制御テーブルで管理される。
【０００７】
ステーションの数は特に制限されないので、これにマージンを持たせ、かつ不要なステーションをスキップすることで、各ステーションへ設定するＦショップの選択幅が広がる。これにより、回覧ルートの自由度が向上する。
回覧制御テーブルにおいて、Ｆショップに役職を割り付けなければ、かかるＦショップが設定されたステーションは回覧レールにおいてスキップされることとなる。
【０００８】
回覧レールのステーションにはその処理項目が規定されている。このステーションに到着した文書には、当該処理項目のタグが付けられて役職へ回覧されることとなる。例えば、後述する実施形態の回覧レールでは、第１～第２ステーションを「起案」用とし、第３ステーションを「受付」用とし、第４～第５ステーションを「合議」用とし、第６ステーションを「確認」用とし、第７ステーションを「審議」用とし、第８ステーションを「決裁」用とし、第９ステーションを「許可」用とし、第１０～第１１ステーションを「連絡」用としている。複数の役職が関係する処理項目としての「起案」と「合議」に複数のステーションが含まれている。
【０００９】
なお、合議の開催が３つ以上必要となった場合は、新たな回覧レールを作成することもできるが、既存の回覧レールにおいて、第１～第２ステーションはそのまま「起案」用とし、第３ステーションはそのまま「受付」用とし、第４～第６ステーションは「合議」用とし、第７ステーションは「確認」用とし、第８ステーションは「審議」用とし、第９ステーションは「決裁」用とし、第１０ステーションは「許可」用とし、第１１～第１２ステーションは「連絡」用とすることもできる。
【００１０】
このように回覧レールの管理とＦショップによる処理項目の担当役職の管理とを独立することで、文書回覧装置のメンテナンスが容易になる。例えば、第ｎステーションのＦｎショップを担当する役職が変更されたとき（例えば、課長から部長へ）、回覧制御テーブルにおいて、その役職を変更すればよいからである。これにより、第ｎステーションに到達した文書はＦｎショップを介して、変更後の役職へ送付される。
（【００１１】以降は省略されています）

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