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公開番号2024057821
公報種別公開特許公報(A)
公開日2024-04-25
出願番号2022164744
出願日2022-10-13
発明の名称文書管理装置及び文書管理システム
出願人長瀬産業株式会社,長瀬ビジネスエキスパート株式会社
代理人個人,個人
主分類G06Q 10/10 20230101AFI20240418BHJP(計算;計数)
要約【課題】配付元が指定する配付先に対して文書を配付でき、当該文書に係る管理をすることが可能な文書管理装置及び文書管理システムを提供する。
【解決手段】文書の配付及び管理を行う文書管理サーバ1は、文書記憶部41に保存がされた文書を配付する配付先の指定を受け付ける配付先受付部16と、受け付けた配付先と、配付先の指定を行った配付元とを関連付けて、文書の配付状況を配付情報記憶部42に記憶する配付状況登録部17と、配付先受付部16が受け付けた配付先に、文書の存在を通知し、文書を閲覧可能に配付する配付処理部18と、配付処理部18が配付し、配付先が文書を受領した場合に、配付情報記憶部42の配付状況に係る情報を更新する受領処理部19と、を備える。
【選択図】図4
特許請求の範囲【請求項１】
文書の配付及び管理を行う文書管理装置であって、
文書記憶部に保存がされた文書を配付する配付先の指定を受け付ける配付先指定手段と、
前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先と、前記配付先の指定を行った配付元とを関連付けて、前記文書の配付状況を配付順記憶部に記憶する配付状況登録手段と、
前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記文書の存在を通知する通知手段と、
前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記文書を閲覧可能に配付する配付手段と、
前記配付手段が配付し、前記配付先が前記文書を受領した場合に、前記配付順記憶部の前記配付状況に係る情報を更新する配付状況更新手段と、
を備える、文書管理装置。
続きを表示（約 1,200 文字）【請求項２】
請求項１に記載の文書管理装置において、
前記文書記憶部は、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元における一の物品を識別する保存元物品識別情報に、前記一の物品の譲渡又は提供の際に交付する、保存した前記文書を含む複数種類の文書を対応付けて保存する、文書管理装置。
【請求項３】
請求項２に記載の文書管理装置において、
前記配付手段による前記文書の前記配付先から、前記配付先における前記一の物品を識別する配付先物品識別情報を受け付ける識別情報受付手段と、
前記識別情報受付手段が受け付けた前記配付先物品識別情報を、前記保存元物品識別情報に対応付けて文書関連記憶部に記憶する文書関連付け手段と、
を備える、文書管理装置。
【請求項４】
請求項１に記載の文書管理装置において、
前記配付先指定手段は、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元、又は、前記配付順記憶部に前記文書に対する関連付けがされた前記配付先から、前記文書を次に配付する配付先の指定を受け付ける、文書管理装置。
【請求項５】
請求項１から請求項４までのいずれかに記載の文書管理装置において、
前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元から前記文書に係る照会を受け付ける照会受付手段と、
前記照会受付手段が受け付けた前記文書の全ての前記配付先を、前記配付順記憶部から抽出する配付先抽出手段と、
前記配付先抽出手段が抽出した前記配付先に係る情報を出力する照会結果出力手段と、
を備える、文書管理装置。
【請求項６】
請求項１から請求項４までのいずれかに記載の文書管理装置において、
前記文書の保存元から、前記文書を更新した更新後文書を受け付ける更新文書受付手段と、
前記更新文書受付手段が受け付けた前記更新後文書を、新たな文書として保存する文書更新手段と、
前記配付順記憶部を参照し、更新前の前記文書を配付した前記配付先を、配付先一覧として出力する配付先一覧出力手段と、
を備える、文書管理装置。
【請求項７】
請求項６に記載の文書管理装置において、
前記配付先指定手段は、前記配付先一覧出力手段が出力した前記配付先一覧に基づく前記配付先の指定を受け付け、
前記通知手段は、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記新たな文書の存在を通知する、文書管理装置。
【請求項８】
請求項１に記載の文書管理装置と、前記文書記憶部と、前記配付順記憶部とを含む文書管理システムであって、
前記文書記憶部及び／又は前記配付順記憶部は、ブロックチェーンを構成する複数の記憶装置により構成される、文書管理システム。

発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
本発明は、文書管理装置及び文書管理システムに関する。
続きを表示（約 1,500 文字）【背景技術】
【０００２】
従来、商品の製造メーカが業者に対して商品を納入したり、業者間や業者がエンドユーザ等に対して商品を納入したりする場合に、商品に関する文書を受け渡すことが行われている。特に、商品が化学品である場合には、法令にしたがった複数種類の文書を作成し、受け渡す必要がある。以前は、紙媒体による文書を受け渡していたが、近年では、例えば、ＰＤＦ形式等の電子化された文書を、担当者間においてメール等を用いて受け渡すことが行われている。
【０００３】
担当者間でのメールを用いた受け渡しでは、担当者が不在の場合に受け取りができない等の問題があり、管理が属人的なものになっていた。また、化学物質の法令改正や製品仕様の変更等で文書が改訂されることもあり、文書の適切な版管理が必要である。
そこで、文書の授受管理、最新版管理と旧版の閲覧、ユーザへの閲覧指示と閲覧済の確認を行うための文書管理システムが開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００４】
特開２００３－７６８２２号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００５】
特許文献１に記載のシステムでは、登録した文書を予め登録された配布パターンマスタにしたがって各組織に「配布」するものであり、Ｂ２Ｂ（ＢｕｓｉｎｅｓｓｔｏＢｕｓｉｎｅｓｓ）における文書の受け渡しに用いるものではなかった。
【０００６】
本発明は、配付元が指定する配付先に対して文書を配付でき、当該文書に係る管理をすることが可能な文書管理装置及び文書管理システムを提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００７】
本発明は、文書の配付及び管理を行う文書管理装置であって、文書記憶部に保存がされた文書を配付する配付先の指定を受け付ける配付先指定手段と、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先と、前記配付先の指定を行った配付元とを関連付けて、前記文書の配付状況を配付順記憶部に記憶する配付状況登録手段と、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記文書の存在を通知する通知手段と、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記文書を閲覧可能に配付する配付手段と、前記配付手段が配付し、前記配付先が前記文書を受領した場合に、前記配付順記憶部の前記配付状況に係る情報を更新する配付状況更新手段と、を備える、文書管理装置に関する。
【０００８】
また、文書管理装置において、前記文書記憶部は、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元における一の物品を識別する保存元物品識別情報に、前記一の物品の譲渡又は提供の際に交付する、保存した前記文書を含む複数種類の文書を対応付けて保存してもよい。
【０００９】
また、文書管理装置において、前記配付手段による前記文書の前記配付先から、前記配付先における前記一の物品を識別する配付先物品識別情報を受け付ける識別情報受付手段と、前記識別情報受付手段が受け付けた前記配付先物品識別情報を、前記保存元物品識別情報に対応付けて文書関連記憶部に記憶する文書関連付け手段と、を備えてもよい。
【００１０】
また、文書管理装置において、前記配付先指定手段は、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元、又は、前記配付順記憶部に前記文書に対する関連付けがされた前記配付先から、前記文書を次に配付する配付先の指定を受け付けてもよい。
（【００１１】以降は省略されています）

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