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公開番号2025091749
公報種別公開特許公報(A)
公開日2025-06-19
出願番号2023207188
出願日2023-12-07
発明の名称名刺管理システム、及び名刺管理プログラム
出願人Sky株式会社
代理人弁理士法人R&C
主分類G06Q 10/107 20230101AFI20250612BHJP(計算;計数)
要約【課題】経時的に変更される場合がある配信先情報を適宜更新しつつ、当該更新された配信先情報に基づいて、電子メールを配信する配信イベントにおけるデータの作成を実行する。
【解決手段】配信データ作成処理には、対象タグ情報に基づいて、当該対象タグ情報が付与された全ての名刺情報を名刺データベース61から読み出す名刺読出処理と、名刺読出処理により読み出された名刺情報の1つを対象名刺情報として、当該対象名刺情報に示された人物と同じ人物についての全ての名刺の名刺情報を、名刺データベース61から取得する同一人物名刺取得処理と、同一人物名刺取得処理で取得された全ての名刺情報の中から、名刺データベース61に登録された時期情報が最も新しい名刺情報に基づいて、対象イベント情報に係る配信イベントで配信する電子メールのデータを作成するメール作成処理と、が含まれる。
【選択図】図1
特許請求の範囲【請求項１】
複数の名刺のそれぞれについての名刺情報が記憶された名刺データベースと、
電子メールの配信のための情報が記憶されたメール配信データベースと、
処理サーバと、
前記処理サーバと通信可能に接続され、ユーザによる操作を受け付ける複数の操作端末と、
を備えた名刺管理システムであって、
前記処理サーバは、前記操作端末からの前記電子メールの配信のための情報である配信準備情報の入力を受け付けて前記メール配信データベースに前記配信準備情報を登録する配信準備情報登録処理と、前記配信準備情報登録処理により登録された情報に基づいて配信用の前記電子メールのデータを作成する配信データ作成処理と、を実行するように構成され、
前記配信準備情報登録処理には、
前記名刺データベースに記憶されたいずれかの名刺の前記名刺情報に、タグの内容を示すタグ情報を付与するタグ付与処理と、
それぞれの前記タグに対応する前記タグ情報に、前記電子メールの文面の一部を少なくとも含むメールテンプレートを割り当てるテンプレート割当処理と、
前記電子メールの配信イベントを表すイベント情報を作成すると共に、それぞれの前記イベント情報に、少なくとも１つの前記タグに対応する前記タグ情報を関連付ける配信イベント作成処理と、
が含まれ、
前記配信イベント作成処理により作成された前記イベント情報の１つを対象イベント情報とし、前記対象イベント情報に関連付けられた前記タグ情報を対象タグ情報として、
前記配信データ作成処理には、
前記対象タグ情報に基づいて、当該対象タグ情報が付与された全ての前記名刺情報を前記名刺データベースから読み出す名刺読出処理と、
前記名刺読出処理により読み出された前記名刺情報の１つを対象名刺情報として、当該対象名刺情報に示された人物と同じ人物についての全ての名刺の前記名刺情報を、前記名刺データベースから取得する同一人物名刺取得処理と、
前記同一人物名刺取得処理で取得された全ての前記名刺情報の中から、前記名刺データベースに登録された時期情報が最も新しい前記名刺情報に基づいて、前記対象イベント情報に係る配信イベントで配信する前記電子メールのデータを作成するメール作成処理と、
が含まれる、名刺管理システム。
続きを表示（約 1,400 文字）【請求項２】
前記配信準備情報登録処理には、前記配信イベント作成処理により作成された前記イベント情報に関連付けて、前記電子メールの差出人及び宛先の少なくとも一方が異なる毎に、異なる内容の前記文面の少なくとも一部を登録する個別文面登録処理が更に含まれる、請求項１に記載の名刺管理システム。
【請求項３】
前記処理サーバは、
前記メール作成処理において、過去に送信した複数の前記電子メールについての、返信の有無、開封の有無、前記文面、宛先の属性情報及び配信元の属性情報に基づいて機械学習を行い、前記文面の少なくとも一部を自動作成する、請求項１に記載の名刺管理システム。
【請求項４】
前記処理サーバは、
前記タグ付与処理において、一の前記名刺情報に一つ又は複数の前記タグ情報を付与する、請求項１から３のいずれか一項に記載の名刺管理システム。
【請求項５】
複数の名刺のそれぞれについての名刺情報が記憶された名刺データベースと、電子メールの配信のための情報が記憶されたメール配信データベースと、処理サーバと、前記処理サーバと通信可能に接続され、ユーザによる操作を受け付ける複数の操作端末と、を備えた名刺管理システムにおいて、前記処理サーバにおける名刺管理機能をコンピュータに実現させる名刺管理プログラムであって、
前記処理サーバに、
前記操作端末からの前記電子メールの配信のための情報である配信準備情報の入力を受け付けて前記メール配信データベースに前記配信準備情報を登録する配信準備情報登録処理と、前記配信準備情報登録処理により登録された情報に基づいて配信用の前記電子メールのデータを作成する配信データ作成処理と、を実行させ、
前記配信準備情報登録処理には、
前記名刺データベースに記憶されたいずれかの名刺の前記名刺情報に、タグの内容を示すタグ情報を付与するタグ付与処理と、
それぞれの前記タグに対応する前記タグ情報に、前記電子メールの文面の一部を少なくとも含むメールテンプレートを割り当てるテンプレート割当処理と、
前記電子メールの配信イベントを表すイベント情報を作成すると共に、それぞれの前記イベント情報に、少なくとも１つの前記タグに対応する前記タグ情報を関連付ける配信イベント作成処理と、
が含まれ、
前記配信イベント作成処理により作成された前記イベント情報の１つを対象イベント情報とし、前記対象イベント情報に関連付けられた前記タグ情報を対象タグ情報として、
前記配信データ作成処理には、
前記対象タグ情報に基づいて、当該対象タグ情報が付与された全ての前記名刺情報を前記名刺データベースから読み出す名刺読出処理と、
前記名刺読出処理により読み出された前記名刺情報の１つを対象名刺情報として、当該対象名刺情報に示された人物と同じ人物についての全ての名刺の前記名刺情報を、前記名刺データベースから取得する同一人物名刺取得処理と、
前記同一人物名刺取得処理で取得された全ての前記名刺情報の中から、前記名刺データベースに登録された時期情報が最も新しい前記名刺情報に基づいて、前記対象イベント情報に係る配信イベントで配信する前記電子メールのデータを作成するメール作成処理と、
が含まれる、名刺管理プログラム。

発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
本発明は、複数の名刺のそれぞれについての名刺情報が記憶された名刺データベースと、電子メールの配信のための情報が記憶されたメール配信データベースと、処理サーバと、前記処理サーバと通信可能に接続され、ユーザによる操作を受け付ける複数の操作端末と、を備えた名刺管理システム及び名刺管理プログラムに関する。
続きを表示（約 4,800 文字）【背景技術】
【０００２】
特許文献１（特開平１１－０８５６４１号公報）には、挨拶文等の所定のデータを自動的に挿入してメール等を作成する機能を持ったデータ送信装置１が開示されている。当該データ送信装置１は、送信先アドレス、当該送信先アドレスを分類する分類名（タグ情報）を記憶するデータ格納部１１を備え、送信先の分類名（タグ情報）毎に、メール等に挿入する挨拶文等のデータを自動的に切り換え制御する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
特開平１１－０８５６４１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
送信先のメールアドレス、宛名として記載される場合がある所属や肩書等の情報である送信先情報は、経時的に変更されるものであるため、変更される毎に更新され、当該更新後の最新の送信先情報に基づいて、メール等を作成することが好ましい。上記特許文献１に開示のデータ送信装置１は、経時的に変更される送信先情報を適宜更新されるような構成にはなっていない点において改善の余地があった。
【０００５】
上記背景に鑑みて、経時的に変更される場合がある配信先情報を適宜更新しつつ、当該更新された配信先情報に基づいて、電子メールを配信する配信イベントにおけるデータの作成を実行することが可能な名刺管理システム及び名刺管理プログラムの提供が望まれる。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記に鑑みた、名刺管理システムは、
複数の名刺のそれぞれについての名刺情報が記憶された名刺データベースと、
電子メールの配信のための情報が記憶されたメール配信データベースと、
処理サーバと、
前記処理サーバと通信可能に接続され、ユーザによる操作を受け付ける複数の操作端末と、
を備えた名刺管理システムであって、
前記処理サーバは、前記操作端末からの前記電子メールの配信のための情報である配信準備情報の入力を受け付けて前記メール配信データベースに前記配信準備情報を登録する配信準備情報登録処理と、前記配信準備情報登録処理により登録された情報に基づいて配信用の前記電子メールのデータを作成する配信データ作成処理と、を実行するように構成され、
前記配信準備情報登録処理には、
前記名刺データベースに記憶されたいずれかの名刺の前記名刺情報に、タグの内容を示すタグ情報を付与するタグ付与処理と、
それぞれの前記タグに対応する前記タグ情報に、前記電子メールの文面の一部を少なくとも含むメールテンプレートを割り当てるテンプレート割当処理と、
前記電子メールの配信イベントを表すイベント情報を作成すると共に、それぞれの前記イベント情報に、少なくとも１つの前記タグに対応する前記タグ情報を関連付ける配信イベント作成処理と、
が含まれ、
前記配信イベント作成処理により作成された前記イベント情報の１つを対象イベント情報とし、前記対象イベント情報に関連付けられた前記タグ情報を対象タグ情報として、
前記配信データ作成処理には、
前記対象タグ情報に基づいて、当該対象タグ情報が付与された全ての前記名刺情報を前記名刺データベースから読み出す名刺読出処理と、
前記名刺読出処理により読み出された前記名刺情報の１つを対象名刺情報として、当該対象名刺情報に示された人物と同じ人物についての全ての名刺の前記名刺情報を、前記名刺データベースから取得する同一人物名刺取得処理と、
前記同一人物名刺取得処理で取得された全ての前記名刺情報の中から、前記名刺データベースに登録された時期情報が最も新しい前記名刺情報に基づいて、前記対象イベント情報に係る配信イベントで配信する前記電子メールのデータを作成するメール作成処理と、
が含まれる。
【０００７】
上記に鑑みた、名刺管理プログラムは、
複数の名刺のそれぞれについての名刺情報が記憶された名刺データベースと、電子メールの配信のための情報が記憶されたメール配信データベースと、処理サーバと、前記処理サーバと通信可能に接続され、ユーザによる操作を受け付ける複数の操作端末と、を備えた名刺管理システムにおいて、前記処理サーバにおける名刺管理機能をコンピュータに実現させる名刺管理プログラムであって、
前記処理サーバに、
前記操作端末からの前記電子メールの配信のための情報である配信準備情報の入力を受け付けて前記メール配信データベースに前記配信準備情報を登録する配信準備情報登録処理と、前記配信準備情報登録処理により登録された情報に基づいて配信用の前記電子メールのデータを作成する配信データ作成処理と、を実行させ、
前記配信準備情報登録処理には、
前記名刺データベースに記憶されたいずれかの名刺の前記名刺情報に、タグの内容を示すタグ情報を付与するタグ付与処理と、
それぞれの前記タグに対応する前記タグ情報に、前記電子メールの文面の一部を少なくとも含むメールテンプレートを割り当てるテンプレート割当処理と、
前記電子メールの配信イベントを表すイベント情報を作成すると共に、それぞれの前記イベント情報に、少なくとも１つの前記タグに対応する前記タグ情報を関連付ける配信イベント作成処理と、
が含まれ、
前記配信イベント作成処理により作成された前記イベント情報の１つを対象イベント情報とし、前記対象イベント情報に関連付けられた前記タグ情報を対象タグ情報として、
前記配信データ作成処理には、
前記対象タグ情報に基づいて、当該対象タグ情報が付与された全ての前記名刺情報を前記名刺データベースから読み出す名刺読出処理と、
前記名刺読出処理により読み出された前記名刺情報の１つを対象名刺情報として、当該対象名刺情報に示された人物と同じ人物についての全ての名刺の前記名刺情報を、前記名刺データベースから取得する同一人物名刺取得処理と、
前記同一人物名刺取得処理で取得された全ての前記名刺情報の中から、前記名刺データベースに登録された時期情報が最も新しい前記名刺情報に基づいて、前記対象イベント情報に係る配信イベントで配信する前記電子メールのデータを作成するメール作成処理と、
が含まれる。
【０００８】
本構成では、最初に、処理サーバが、操作端末からの電子メールの配信のための情報である配信準備情報の入力を受け付けてメール配信データベースに配信準備情報を登録する配信準備情報登録処理において、名刺情報にタグの内容を示すタグ情報を付与し、電子メールの配信イベントを表すイベント情報を作成すると共に、それぞれのイベント情報に、少なくとも１つのタグに対応するタグ情報を関連付けて、配信イベントを作成する。
更に、処理サーバは、配信準備情報登録処理により登録された情報に基づいて配信用の電子メールのデータを作成する配信データ作成処理において、配信イベント作成処理により作成されたイベント情報の１つを対象イベント情報とし、対象イベント情報に関連付けられたタグ情報を対象タグ情報として、対象タグ情報に基づいて、当該対象タグ情報が付与された全ての名刺情報を名刺データベースから読み出し、読み出された名刺情報の１つを対象名刺情報として、当該対象名刺情報に示された人物と同じ人物についての全ての名刺の名刺情報を、名刺データベースから取得し、同一人物名刺取得処理で取得された全ての名刺情報の中から、名刺データベースに登録された時期情報が最も新しい名刺情報に基づいて、対象イベント情報に係る配信イベントで配信する電子メールのデータを作成する。
即ち、配信イベントで配信する電子メールのデータを作成するのに際し、名刺データベースに同一人物の複数の名刺情報が登録されている場合であっても、常に時期情報が最も新しい名刺情報を用いて電子メールのデータを作成することができる。これにより、配信準備情報を登録する登録者は、名刺の名刺情報にタグ情報を付与する際に、当該名刺情報が最新であるか否かを意識することなく付与しても、配信イベントで配信する電子メールのデータを、最新の名刺情報に基づいて作成することができる。結果、登録者の確認作業等の作業負担を軽減できると共に、電子メールのデータを最新の名刺情報に基づいて作成することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００９】
名刺管理システムのシステム構成の一例を示す図
操作端末のシステム構成の一例を示すブロック図
操作端末のシステム構成の他の例を示すブロック図
名刺管理プログラムの処理を含むフローチャート
登録された名刺情報及び更新のための画面表示の一例を示す図
テンプレート登録及び差し込み定型文登録の画面遷移の一例を示す図
電子メールの配信イベントの配信準備情報等を表示する管理画面の一例を示す図
テンプレート管理画面の一例を示す図
テンプレート登録画面の一例を示す図
差し込み定型文管理画面の一例を示す図
差し込み定型文登録画面の一例を示す図
配信イベントの新規登録、及びイベント情報にタグ情報・テンプレート・差し込み定型文を関連付けるための画面遷移の一例を示す図
配信イベントの新規登録画面の一例を示す図
配信イベント情報にタグ情報・テンプレート・差し込み定型文を関連付けて設定する画面の一例を示す図
ひとこと挨拶登録の画面遷移の一例を示す図
ひとこと挨拶を登録する宛先を選択する画面の一例を示す図
ひとこと挨拶の登録画面の一例を示す図
【発明を実施するための形態】
【００１０】
以下、名刺管理システム及び名刺管理プログラムの実施形態を図面に基づいて説明する。図１は、名刺管理システム１００のシステム構成の一例を示している。図１に示すように、名刺管理システム１００は、複数の名刺情報を管理する処理サーバ１と、ユーザによる操作を受け付ける複数の操作端末２とを備えている。名刺管理システム１００は、複数の操作端末２と処理サーバ１とが、ネットワーク５を介して相互に通信可能に接続されている。尚、ネットワーク５は、有線、無線の双方を含む。例えば、不図示の中継装置と処理サーバ１とが有線ネットワークで接続され、操作端末２と中継装置とが無線ネットワークで接続されていてもよい。処理サーバ１はデータベース６を備えており、ここではデータベース６として、複数の名刺情報が記憶された名刺データベース６１と、複数のアカウント情報が記憶されたアカウント情報データベース６２と、タグの内容を示すタグ情報（名刺等に付与する分類情報）を記憶するタグデータベース６３（メール配信データベースの一例）と、電子メールを複数の宛先に一斉送信するイベントである配信イベントを表すイベント情報等を記憶するイベント情報データベース６４（メール配信データベースの一例）と、配信イベント毎の差出人及び宛名等を記憶するメール配信データベース６５（メール配信データベースの一例）とを例示している。尚、処理サーバ１が複数のサーバを備え、処理サーバ１の機能がこれら複数のサーバにより実現されてもよい。
（【００１１】以降は省略されています）

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