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公開番号2024078274
公報種別公開特許公報(A)
公開日2024-06-10
出願番号2022190714
出願日2022-11-29
発明の名称業務管理システム、業務管理方法及び業務管理プログラム
出願人株式会社リコー
代理人個人,個人,個人
主分類G06Q 10/0639 20230101AFI20240603BHJP(計算;計数)
要約【課題】締切日が定められている業務フローにおいて、処理負荷を平準化するための特典を付与する仕組みを提供する。
【解決手段】業務管理システムは、締切日が定められている業務フローに携わるそれぞれの業務遂行者と各々の業務について、業務遂行の開始が可能な日及び業務が完了した日を管理する管理部と、前記業務遂行の開始が可能な日から前記業務が完了した日までの日数の短かさに応じた特典、または、前記業務が完了した日から前記締切日までの日数の長さに応じた特典を、前記業務遂行者または前記業務遂行者が属する部門に付与する付与部とを有する。
【選択図】図1
特許請求の範囲【請求項１】
締切日が定められている業務フローに携わるそれぞれの業務遂行者と各々の業務について、業務遂行の開始が可能な日及び業務が完了した日を管理する管理部と、
前記業務遂行の開始が可能な日から前記業務が完了した日までの日数の短かさに応じた特典、または、前記業務が完了した日から前記締切日までの日数の長さに応じた特典を、前記業務遂行者または前記業務遂行者が属する部門に付与する付与部と
を有する業務管理システム。
続きを表示（約 1,600 文字）【請求項２】
前記管理部は、更に、前記業務の完成度を管理し、
前記付与部は、前記業務の完成度に応じた特典を、前記業務遂行者または前記業務遂行者が属する部門に付与する、
請求項１に記載の業務管理システム。
【請求項３】
前記管理部は、遂行される業務が効率化されているか否かを管理し、
前記付与部は、遂行される業務が効率化されていることに応じた特典を、前記業務遂行者に付与する、
請求項１に記載の業務管理システム。
【請求項４】
前記業務フローには、申請書類を作成し、申請する申請部門における業務と、前記申請書類の申請を審査し、承認する承認部門における業務とが含まれる、請求項３に記載の業務管理システム。
【請求項５】
前記申請部門における業務には、前記申請書類を作成する業務と、作成された前記申請書類の不備の有無を確認し、不備があった場合に前記申請書類の作成者に差し戻し、不備がなかった場合に、作成された前記申請書類を前記承認部門に申請する業務とが含まれ、
前記承認部門における業務には、申請された前記申請書類の不備の有無を審査し、不備があった場合に、前記申請部門に差し戻す業務と、不備がなかった場合に、申請された前記申請書類を承認する業務とが含まれる、請求項４に記載の業務管理システム。
【請求項６】
前記管理部は、前記申請書類の作成開始が可能な日、前記申請書類の作成が完了した日、前記申請書類を前記作成者に差し戻した日、前記申請書類を前記承認部門に申請した日を管理し、
前記付与部は、
前記申請書類の作成開始が可能な日から前記申請書類の作成が完了した日までの日数の短さに応じた特典、または、前記申請書類の作成が完了した日から前記締切日までの日数の長さに応じた特典を、前記申請書類の作成者に付与し、
前記申請書類の作成が完了した日から前記申請書類を前記作成者に差し戻した日または前記承認部門に申請した日までの日数の短さに応じた特典、または、前記申請書類を前記承認部門に申請した日から前記締切日までの日数の長さに応じた特典を、前記申請部門に付与する、請求項５に記載の業務管理システム。
【請求項７】
前記管理部は、前記申請部門における前記申請書類の確認者による前記申請書類の作成者への差し戻しの有無、及び、前記承認部門における前記申請書類の審査者による前記確認者への差し戻しの有無により、前記申請書類を作成する業務の完成度、及び、前記申請部門における業務の完成度を管理し、
前記付与部は、前記申請書類の作成者への差し戻しがなかった場合に、前記申請書類の作成者に、前記申請書類の完成度に応じた特典を付与し、前記確認者への差し戻しがなかった場合に、前記申請部門に、前記申請部門における業務の完成度に応じた特典を付与する、請求項５に記載の業務管理システム。
【請求項８】
前記管理部は、前記申請書類を作成する際に必要となる書類がデジタル化されているか否かを管理することで、前記業務が効率化されているか否かを管理し、
前記付与部は、前記申請書類を作成する際に必要となる書類がデジタル化されている場合に、前記業務が効率化されていることに応じた特典を、前記申請書類の作成者に付与する、
請求項４に記載の業務管理システム。
【請求項９】
前記付与部は、前記締切日までに前記申請部門において作成された申請書類の総数に応じて、前記締切日までに付与した特典の一部を、前記締切日より後に調整する、
請求項４に記載の業務管理システム。
【請求項１０】
前記締切日までに付与された特典を、前記申請書類の作成者ごと、及び、前記申請部門ごとに集計する集計部を有する、
請求項４に記載の業務管理システム。
（【請求項１１】以降は省略されています）
発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
本開示は、業務管理システム、業務管理方法及び業務管理プログラムに関する。
続きを表示（約 1,900 文字）【背景技術】
【０００２】
請求書の処理における締め日等のように、処理期限となる締切日が定められている業務フローの場合、締切日間近に処理が集中する傾向にあり、締切日間近の処理負荷が増大する。これに対して、これまでは業務のデジタル化等を実現することにより対応してきた。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００３】
しかしながら、業務のデジタル化により業務の効率化は実現できても、業務フローに携わる業務遂行者の意識を変えることができなければ、処理負荷の平準化を実現することはできない。
【０００４】
本開示は、締切日が定められている業務フローにおいて、処理負荷を平準化するための仕組みを提供する。
【課題を解決するための手段】
【０００５】
一態様によれば、業務管理システムは、
締切日が定められている業務フローに携わるそれぞれの業務遂行者と各々の業務について、業務遂行の開始が可能な日及び業務が完了した日を管理する管理部と、
前記業務遂行の開始が可能な日から前記業務が完了した日までの日数の短かさに応じた特典、または、前記業務が完了した日から前記締切日までの日数の長さに応じた特典を、前記業務遂行者または前記業務遂行者が属する部門に付与する付与部とを有する。
【発明の効果】
【０００６】
本開示によれば、締切日が定められている業務フローにおいて、処理負荷を平準化するための仕組みを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【０００７】
業務管理システムのシステム構成の一例を示す図である。
業務管理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。
業務フローの概要を示す第１の図である。
ポイント付与処理の概要を説明するための第１の図である。
管理データの一例を示す第１の図である。
ポイントデータの一例を示す第１の図である。
業務管理装置の機能構成の一例を示す図である。
管理データ取得処理の流れを示す第１のフローチャートである。
管理データ取得処理の流れを示す第２のフローチャートである。
迅速着手ポイント付与処理の流れを示す第１のフローチャートである。
迅速着手ポイント付与処理の流れを示す第２のフローチャートである。
早期完了ポイント付与処理の流れを示す第１のフローチャートである。
早期完了ポイント付与処理の流れを示す第２のフローチャートである。
完成度ポイント付与処理の流れを示す第１のフローチャートである。
完成度ポイント付与処理の流れを示す第２のフローチャートである。
デジタル化ポイント付与処理の流れを示すフローチャートである。
業務フローの概要を示す第２の図である。
ポイント付与処理の概要を説明するための第２の図である。
管理データの一例を示す第２の図である。
ポイントデータの一例を示す第２の図である。
【発明を実施するための形態】
【０００８】
以下、各実施形態について添付の図面を参照しながら説明する。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複した説明を省略する。
【０００９】
［第１の実施形態］
＜業務管理システムのシステム構成＞
はじめに、第１の実施形態に係る業務管理システムのシステム構成について説明する。図１は、業務管理システムのシステム構成の一例を示す図である。図１に示すように、業務管理システム１００は、
・業務管理装置１１０と、
・業務端末１２１、１２２、１３１、１３２と、
を有する。業務管理装置１１０と、業務端末１２１、１２２、１３１、１３２とは、ネットワーク１４０を介して、通信可能に接続される。
【００１０】
第１の実施形態において、業務管理システム１００は、
・"請求書の処理"が行われる場合において、"請求書の処理"のための業務フローに携わるそれぞれの業務遂行者と各々の業務を管理する。
・"請求書の処理"が締め日に集中することがないよう、処理負荷を平準化させるための動機付けを、業務遂行者または業務遂行者が属する部門に対して行う。
（【００１１】以降は省略されています）

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