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公開番号2025141029
公報種別公開特許公報(A)
公開日2025-09-29
出願番号2024040744
出願日2024-03-15
発明の名称ファイル分析・保存システム
出願人株式会社リコー
代理人個人,個人
主分類G06F 16/16 20190101AFI20250919BHJP(計算;計数)
要約【課題】仕分けできるファイルの種別やユースケースを拡張でき、汎用性を向上させる。
【解決手段】ファイル分析・保存システム10は、分析キーワードを設定する設定部11と、分析キーワードをもとに生成AI30にファイル分析させるためのためのファイル分析に係る第1の問い合わせ文を生成して送信するファイル分析部12と、ファイル分析に係るファイルを仕分けるためのフォルダ構成の各フォルダごとに、生成AI30にタグ付けをさせるためのフォルダ分析に係る第2の問い合わせ文を生成して送信するフォルダ分析部13と、生成AI30からのファイル分析及びフォルダ分析の回答を用いて、指定のファイルを保存するフォルダパスを生成AI30に提案させるためのフォルダ仕分けに係る第3の問い合わせ文を生成して送信するフォルダ仕分け部15と、を備える。
【選択図】図1
特許請求の範囲【請求項１】
生成ＡＩに対して、ファイル・フォルダ構成を分析するための問い合わせ文を生成するための、分析キーワードを設定する設定部と、
前記分析キーワードをもとに、前記生成ＡＩにファイル分析させるためのファイル分析に係る第１の問い合わせ文を生成して前記生成ＡＩに送信するファイル分析部と、
前記ファイル分析に係るファイルを仕分けるためのフォルダ構成の各フォルダごとに、前記生成ＡＩにタグ付けをさせるためのフォルダ分析に係る第２の問い合わせ文を生成して前記生成ＡＩに送信するフォルダ分析部と、
前記生成ＡＩからの前記ファイル分析及び前記フォルダ分析の回答を用いて、指定のファイルを保存するフォルダパスを前記生成ＡＩに提案させるためのフォルダ仕分けに係る第３の問い合わせ文を生成して前記生成ＡＩに送信するフォルダ仕分け部と、
を備えるファイル分析・保存システム。
続きを表示（約 1,000 文字）【請求項２】
前記生成ＡＩからの前記フォルダ仕分けの回答を受けて、回答結果をファイルに反映させる前に、利用ユーザに結果を表示し、必要に応じてユーザが修正できる結果表示・修正部を備える、
請求項１に記載のファイル分析・保存システム。
【請求項３】
前記ファイル分析に係る前記第１の問い合わせ文を用いて前記生成ＡＩから得られた前記ファイル分析の回答と、前記分析キーワードと、に基づき、ファイル名フォーマットを用いて、ファイル名を生成するファイル名生成部を備え、
前記ファイル名フォーマットは、前記設定部により設定される、
請求項１または２に記載のファイル分析・保存システム。
【請求項４】
前記ファイル分析部は前記第１の問い合わせ文の定型文を複数有し、前記ファイル分析のやり直しが必要な場合には使用済の定型文とは別の定型文を使用して前記第１の問い合わせ文を再作成して再度ファイル分析を行い、
前記フォルダ分析部は前記第２の問い合わせ文の定型文を複数有し、前記フォルダ分析のやり直しが必要な場合には使用済の定型文とは別の定型文を使用して前記第２の問い合わせ文を再作成して再度フォルダ分析を行い、
前記フォルダ仕分け部は前記第３の問い合わせ文の定型文を複数有し、前記フォルダ仕分けのやり直しが必要な場合には使用済の定型文とは別の定型文を使用して前記第３の問い合わせ文を再作成して再度フォルダ仕分けを行う、
請求項１に記載のファイル分析・保存システム。
【請求項５】
前記複数の定型文には個別に優先度が設定され、前記優先度に応じて使用される、
請求項４に記載のファイル分析・保存システム。
【請求項６】
前記設定部は、前記フォルダ分析部により前記フォルダ分析が行われるフォルダを設定する、
請求項１に記載のファイル分析・保存システム。
【請求項７】
前記フォルダ分析部は、分析対象のファイルを仕分けるフォルダの構成を前記生成ＡＩに作成させるためのフォルダ構成作成に係る第４の問い合わせ文を生成して前記生成ＡＩに送信し、
前記生成ＡＩによる前記フォルダ構成作成の結果に基づく前記フォルダ構成の各フォルダごとに、前記生成ＡＩにタグ付けをさせる、
請求項１に記載のファイル分析・保存システム。

発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
本発明は、ファイル分析・保存システムに関する。
続きを表示（約 1,800 文字）【背景技術】
【０００２】
コンピュータシステムにおいて用いられる各種ファイルのファイル名の生成及びフォルダ振り分けの技術として、ファイルの作成日や更新日といったＯＳで管理されているファイルのプロパティ情報に基づいて、ファイル名を決め、フォルダごとに仕分けする手法が知られている。また、対象のファイルがＦＡＸ受信データである場合、ＦＡＸの発信元番号及びアドレス帳のように外部システムがもつ情報に基づいて、ファイル名を生成し、年月や顧客毎のフォルダに仕分けるという手法も知られている。
【０００３】
特許文献１には、医療、看護、介護に関するファイルを登録する際の手間を軽減させることを目的として、医療、看護又は介護の対象とされた患者ごとに管理する医療情報管理装置について開示されている。この医療情報管理装置では、ファイル名などファイルそのものが持つ情報と、患者情報が管理されているテーブルとを使って、対象のファイルがどの患者ＩＤのものかを引き当てて、仕分する。また、特許文献１には、過去の仕分け結果とも比較し、類似のものであれば引き当てるといった構成も開示されている。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
しかしながら、従来のファイル仕分け手法では、仕分けできるファイルの種別やユースケースが限定される。
【０００５】
本発明は、仕分けできるファイルの種別やユースケースを拡張でき、汎用性を向上させることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上述した課題を解決するために、本発明の一観点に係るファイル分析・保存システムは、生成ＡＩに対して、ファイル・フォルダ構成を分析するための問い合わせ文を生成するための、分析キーワードを設定する設定部と、前記分析キーワードをもとに、前記生成ＡＩにファイル分析させるためのファイル分析に係る第１の問い合わせ文を生成して前記生成ＡＩに送信するファイル分析部と、前記ファイル分析に係るファイルを仕分けるためのフォルダ構成の各フォルダごとに、前記生成ＡＩにタグ付けをさせるためのフォルダ分析に係る第２の問い合わせ文を生成して前記生成ＡＩに送信するフォルダ分析部と、前記生成ＡＩからの前記ファイル分析及び前記フォルダ分析の回答を用いて、指定のファイルを保存するフォルダパスを前記生成ＡＩに提案させるためのフォルダ仕分けに係る第３の問い合わせ文を生成して前記生成ＡＩに送信するフォルダ仕分け部と、を備える。
【発明の効果】
【０００７】
仕分けできるファイルの種別やユースケースを拡張でき、汎用性を向上させることができる。
【図面の簡単な説明】
【０００８】
実施形態に係るファイル分析・保存システムの機能ブロック図
本実施形態におけるファイル分析の設定及び分析処理のシーケンス図
本実施形態におけるファイル分析の設定及び分析処理のシーケンス図
設定部により利用される設定用メイン画面の一例を示す図
分析キーワード設定画面の一例を示す図
分析結果画面の一例を示す図
ファイル分析・保存システムのハードウェア構成の一例を示す図
【発明を実施するための形態】
【０００９】
以下、添付図面を参照しながら実施形態について説明する。説明の理解を容易にするため、各図面において同一の構成要素に対しては可能な限り同一の符号を付して、重複する説明は省略する。
【００１０】
図１は、実施形態に係るファイル分析・保存システム１０の機能ブロック図である。図１に示すファイル分析・保存システム１０は、コンピュータシステムにおいて用いられる各種ファイルのファイル分析、ファイル名生成、フォルダ分析、フォルダ振り分けなどの各種処理を行う。特に本実施形態では、ファイル分析・保存システム１０は、これらの処理を例えばＣｈａｔＧＰＴなどの生成ＡＩ３０を利用して実施する。このため、ファイル分析・保存システム１０は、生成ＡＩ３０が実装されているサーバなどの機器との間で、インターネット回線などのネットワークを介して通信可能に接続されている。なお、以下の説明では、「ファイル分析・保存システム１０」を単に「システム１０」とも表現する場合がある。
（【００１１】以降は省略されています）

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