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公開番号2024104477
公報種別公開特許公報(A)
公開日2024-08-05
出願番号2023008703
出願日2023-01-24
発明の名称電子ファイル管理システム、電子ファイル管理装置、および電子ファイル管理プログラム
出願人村田機械株式会社
代理人個人
主分類G06Q 50/10 20120101AFI20240729BHJP(計算;計数)
要約【課題】電子ファイルの重複登録を回避する電子ファイル管理システム、電子ファイル管理装置、および電子ファイル管理プログラムを提供する。
【解決手段】電子ファイル管理システム100において、電子ファイル管理装置110は、第一電子ファイルとして特定するファイル特定部113と、第一電子ファイルの内容に基づき特徴情報を抽出する抽出部116と、抽出された特徴情報をサーバ120に送信する特徴情報送信部117と、を備える。サーバ120は、第一電子ファイルの特徴情報と、サーバ120が管理する第二電子ファイルに予め紐付けられた特徴情報と、に基づき第一電子ファイルと内容が同じ電子ファイル300の有無を判定する有無判定部124と、判定結果を電子ファイル管理装置110に送信する結果送信部125と、を備える。
【選択図】図2
特許請求の範囲【請求項１】
ネットワークに接続される電子ファイル管理装置と、前記電子ファイル管理装置から前記ネットワークを介して送信された電子ファイルを管理するサーバと、を備える電子ファイル管理システムであって、
前記電子ファイル管理装置は、
前記電子ファイル管理装置が管理する電子ファイルの少なくとも１つを第一電子ファイルとして特定するファイル特定部と、
前記第一電子ファイルの内容に基づき、前記第一電子ファイルの内容を他の電子ファイルの内容とは識別できる特徴情報を前記第一電子ファイルから抽出する抽出部と、
抽出された特徴情報を前記サーバに送信する特徴情報送信部と、を備え、
前記サーバは、
前記電子ファイル管理装置から取得した前記第一電子ファイルの特徴情報と、前記サーバが管理する電子ファイルである第二電子ファイルに予め紐付けられた特徴情報と、に基づき前記第一電子ファイルと内容が同じ前記第二電子ファイルの有無を判定する有無判定部と、
前記有無判定部による判定結果を前記電子ファイル管理装置に送信する結果送信部と、を備える
電子ファイル管理システム。
続きを表示（約 1,400 文字）【請求項２】
前記電子ファイル管理装置は、
特定された電子ファイルの種類を判定する種類判定部を備え、
前記抽出部は、
判定された前記電子ファイルの種類に応じた特徴情報を抽出する
請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項３】
前記電子ファイル管理装置は、
前記電子ファイルに関連する関連情報を取得する関連情報取得部を備え、
前記関連情報取得部は、
前記結果送信部からの判定結果を、関連情報を受け付ける受付画面に表示する
請求項１または２に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項４】
前記電子ファイル管理装置は、
前記電子ファイルに関連する関連情報を取得する関連情報取得部を備え、
前記関連情報取得部は、
前記結果送信部から無を示す判定結果を取得すると関連情報を受け付ける受付画面を表示する
請求項１または２に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項５】
前記電子ファイル管理装置は、
前記電子ファイルに関連する関連情報を取得する関連情報取得部を備え、
前記関連情報取得部は、
前記結果送信部からの判定結果を取得する前に関連情報を受け付ける受付画面を表示する
請求項１または２に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項６】
前記電子ファイル管理装置は、
前記電子ファイルに関連する関連情報を取得する関連情報取得部を備え、
前記関連情報取得部は、
前記結果送信部から無を示す判定結果を取得すると関連情報を受け付け可能とする
請求項１または２に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項７】
前記抽出部は、
特徴情報を抽出する前に、事前特徴情報を抽出し、前記事前特徴情報に基づく前記有無判定部の判定結果が無を示す場合、前記事前特徴情報とは異なる特徴情報を抽出する
請求項１または２に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項８】
前記結果送信部は、
有を示す判定結果を送信する場合、前記判定結果に対応した第二電子ファイルの関連情報を前記電子ファイル管理装置に送信する
請求項１または２に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項９】
前記サーバは、
前記第二電子ファイルの内容に基づき、前記第二電子ファイルの内容を他の電子ファイルの内容とは識別できる特徴情報を前記第二電子ファイルから抽出するサーバ側抽出部を備える
請求項１または２に記載の電子ファイル管理システム。
【請求項１０】
電子ファイルを管理するサーバとネットワークを介して接続される電子ファイル管理装置であって、
前記電子ファイル管理装置が管理する電子ファイルの少なくとも１つを第一電子ファイルとして特定するファイル特定部と、
前記第一電子ファイルの内容に基づき、前記第一電子ファイルの内容を他の電子ファイルの内容とは識別できる特徴情報を前記第一電子ファイルから抽出する抽出部と、
抽出された特徴情報を前記サーバに送信する特徴情報送信部と、
を備える電子ファイル管理装置。
（【請求項１１】以降は省略されています）
発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
本発明は、電子ファイル管理システム、電子ファイル管理装置、および電子ファイル管理プログラムに関する。
続きを表示（約 2,200 文字）【背景技術】
【０００２】
従来の電子ファイル管理システムでは、電子ファイルに関連する取引日付、取引相手、取引金額などの関連情報を電子ファイル管理装置にて入力し、関連情報と共に電子ファイルをサーバに送信し、サーバにおいて電子ファイルと関連情報とを紐付けて管理している。サーバは、一般的に電子ファイル管理システムから送信された電子ファイルを保存する際に、重複するファイルの有無をファイル名に基づき簡易的に判断している。また、特許文献１にはファイルサイズ、および部分ハッシュ値に基づいて、電子ファイルの一致、不一致をより詳細に判断する技術が記載されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００３】
特開２００７－２０１８６１号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【０００４】
ところが、電子帳簿保存法などに対応した重要な電子ファイルを保存する場合などにおいては、より厳格に電子ファイルの内容の同一性を比較する必要がある。このような場合、一旦、サーバに電子ファイルをアップロードすることが考えられるが、サイズの大きな電子ファイルを送信する場合、通信に時間を要し、ネットワークの負荷が大きくなる。
【０００５】
本発明は、上記課題に鑑みなされたものであり、電子ファイルをサーバに送信して保存する前に予め保存する電子ファイルの重複を厳格にチェックし、通信の負荷を軽減する電子ファイル管理システム、電子ファイル管理装置、および電子ファイル管理プログラムの提供を目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００６】
上記目的を達成するために、本発明の１つである電子ファイル管理システムは、ネットワークに接続される電子ファイル管理装置と、前記電子ファイル管理装置から前記ネットワークを介して送信された電子ファイルを管理するサーバと、を備える電子ファイル管理システムであって、前記電子ファイル管理装置は、前記電子ファイル管理装置が管理する電子ファイルの少なくとも１つを第一電子ファイルとして特定するファイル特定部と、前記第一電子ファイルの内容に基づき、前記第一電子ファイルの内容を他の電子ファイルの内容とは識別できる特徴情報を抽出する抽出部と、抽出された特徴情報を前記第一電子ファイルから前記サーバに送信する特徴情報送信部と、を備え、前記サーバは、前記電子ファイル管理装置から取得した前記第一電子ファイルの特徴情報と、前記サーバが管理する電子ファイルである第二電子ファイルに予め紐付けられた特徴情報と、に基づき前記第一電子ファイルと内容が同じ前記第二電子ファイルの有無を判定する有無判定部と、前記有無判定部による判定結果を前記電子ファイル管理装置に送信する結果送信部と、を備える。
【０００７】
上記目的を達成するために、本発明の１つである電子ファイル管理装置は、電子ファイルを管理するサーバとネットワークを介して接続される電子ファイル管理装置であって、前記電子ファイル管理装置が管理する電子ファイルの少なくとも１つを第一電子ファイルとして特定するファイル特定部と、前記第一電子ファイルの内容に基づき、前記第一電子ファイルの内容を他の電子ファイルの内容とは識別できる特徴情報を前記第一電子ファイルから抽出する抽出部と、抽出された特徴情報を前記サーバに送信する特徴情報送信部と、を備える。
【０００８】
上記目的を達成するために、本発明の１つであるサーバは、電子ファイル管理装置からネットワークを介して送信された電子ファイルを管理するサーバであって、前記電子ファイル管理装置から取得した電子ファイルの特徴情報と、前記サーバが管理する電子ファイルに予め紐付けられた特徴情報と、に基づき前記電子ファイル管理装置が管理する電子ファイルと内容が同じである前記サーバが管理する電子ファイルの有無を判定する有無判定部と、前記有無判定部による判定結果を前記電子ファイル管理装置に送信する結果送信部と、を備える。
【０００９】
上記目的を達成するために、本発明の１つである電子ファイル管理プログラムは、電子ファイル管理装置が備えるプロセッサに実行されることにより文書の管理を実現する電子ファイル管理プログラムであって、前記電子ファイル管理装置が管理する電子ファイルの少なくとも１つを第一電子ファイルとしてファイル特定部が特定し、前記第一電子ファイルの内容に基づき、前記第一電子ファイルの内容を他の電子ファイルの内容とは識別できる特徴情報を前記第一電子ファイルから抽出部が抽出し、抽出された特徴情報をサーバに特徴情報送信部が送信する。
【発明の効果】
【００１０】
本発明によれば、電子ファイル管理装置からサーバに送信する電子ファイルの内容と、サーバ内における電子ファイルの内容とを特徴情報に基づき比較することにより電子ファイルをサーバに送信する前に重複の有無を確認できる。従って、重複があることを確認した場合は、電子ファイルの送信を中止し、通信負荷を軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
（【００１１】以降は省略されています）

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