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公開番号2025100162
公報種別公開特許公報(A)
公開日2025-07-03
出願番号2023217332
出願日2023-12-22
発明の名称情報処理システム、情報処理システムの制御方法、プログラム
出願人キヤノンマーケティングジャパン株式会社
代理人個人,個人
主分類G06F 16/901 20190101AFI20250626BHJP(計算;計数)
要約【課題】本願発明は、メールに添付された帳票のインデックス情報を容易に登録することを目的とする。
【解決手段】
受信したメールからエンベロープ情報を抽出する抽出手段と、前記受信したメールに添付された帳票のインデックスに用いる情報をメールの前記エンベロープ情報と関連付けて管理する管理手段と、前記抽出手段により抽出されるエンベロープ情報と関連付く、前記管理手段において管理されているインデックスに用いる情報を、前記メールに添付された帳票のインデックス情報として登録する登録手段とを有することを特徴とする。
【選択図】図4
特許請求の範囲【請求項１】
受信したメールからエンベロープ情報を抽出する抽出手段と、
前記受信したメールに添付された帳票のインデックスに用いる情報をメールの前記エンベロープ情報と関連付けて管理する管理手段と、
前記抽出手段により抽出されるエンベロープ情報と関連付く、前記管理手段において管理されているインデックスに用いる情報を、前記メールに添付された帳票のインデックス情報として登録する登録手段と
を有することを特徴とする情報処理システム。
続きを表示（約 1,100 文字）【請求項２】
前記管理手段において関連付けて管理されるエンベロープ情報とは、送信元メールアドレス、送信先メールアドレス、件名の内の少なくとも１つであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項３】
前記帳票のインデックスに用いる情報とは、前記メールの送信元の会社の識別情報もしくは送信先の会社の識別情報の内の少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項４】
前記帳票のインデックスに用いる情報とは、前記メールの送信元の会社名もしくは送信先の会社名の内の少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項５】
前記帳票のインデックスに用いる情報とは、前記メールの送信元の会社の所属部門の識別情報もしくは送信先の会社の所属部門の識別情報の内の少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項６】
前記帳票のインデックスに用いる情報とは、前記メールの送信元の会社の所属部門名もしくは送信先の会社の所属部門名の内の少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項７】
前記帳票とは請求書、領収書、納品書の内の少なくとも１つであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項８】
前記帳票のインデックスに用いる情報とは、請求書発行元もしくは請求書受取側に関する情報の内の少なくとも１つを含むことを特徴とする請求項７に記載の情報処理システム。
【請求項９】
前記管理手段は、複数の送信先メールアドレスを帳票のインデックスに用いる情報と関連付けて管理しており、
前記登録手段は、前記抽出手段により抽出されるエンベロープ情報に送信先として複数のメールアドレスが設定されている場合、前記複数のメールアドレスに前記管理手段により管理されている送信先メールアドレスが１つのみ含まれていれば、該管理手段により関連付けられる帳票のインデックス情報として登録することを特徴とする請求項７に記載の情報処理システム。
【請求項１０】
前記管理手段は、複数の送信先メールアドレスを帳票のインデックスとする情報と関連付けて管理しており、
前記登録手段は、前記抽出手段により抽出されるエンベロープ情報に、前記管理手段により管理されている送信先メールアドレスを複数含む場合は、前記帳票のインデックス情報を登録しないことを特徴とする請求項７に記載の情報処理システム。
（【請求項１１】以降は省略されています）
発明の詳細な説明【技術分野】
【０００１】
本発明は、情報処理システム、情報処理システムの制御方法、プログラムに関する。
続きを表示（約 1,200 文字）【背景技術】
【０００２】
メールに添付されて送られてくる請求書や見積書などは、電子取引の対象書類かスキャンされた書類かに関わらず、可視性の確保（検索機能を確保すること）が電子帳簿保存法により求められている。そのため、請求書や見積書の記載内容を読み取って、それぞれの帳票の検索に用いるインデックス情報として設定することがある。
【０００３】
請求書や見積書などの記載内容をインデックス情報に反映させるためには、ユーザによる記載内容の手入力か、それぞれの帳票をＯＣＲ（光学文字認識）することにより情報処理装置が読み取って、インデックス情報に設定することが実施されている。
【０００４】
特許文献１には、メールの本文や添付ファイルをストレージ装置に格納し、格納場所を特定する第１キーと、メールアドレスや件名などから第２キー（別メール）の２つのインデックスを生成し、第２キーにより第１キーを管理（第１キーを含む別メールとして管理）して、第２キーによりメールの本文や添付ファイルを取得することが開示されている。この構成により特許文献１は、送信先が複数の場合であっても、メールの本文、添付ファイルを重複して保存することなく共有することができる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【０００５】
特開２０１４－６３４７３
【発明の開示】
【発明が解決しようとする課題】
【０００６】
しかしながら、帳票をＯＣＲすることによりインデックス情報を設定する場合でも、ＯＣＲの精度や帳票が定形か非定型かなどの違いにより、適切にインデックス情報に反映されないことがある。そのため、情報処理装置により読み取ったインデックス情報はユーザの目検が欠かせない。
【０００７】
また、特許文献１は、添付されているファイル（帳票）のインデックス情報を登録することは開示されていない。
【０００８】
本願発明は、メールに添付された帳票のインデックス情報を容易に登録することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【０００９】
上記課題を解決するための本発明は、
受信したメールからエンベロープ情報を抽出する抽出手段と、
前記受信したメールに添付された帳票のインデックスに用いる情報をメールの前記エンベロープ情報と関連付けて管理する管理手段と、
前記抽出手段により抽出されるエンベロープ情報と関連付くインデックスに用いる情報を、前記帳票のインデックス情報として登録する登録手段と
を有することを特徴とする。
【発明の効果】
【００１０】
本願発明により、メールに添付された帳票のインデックス情報を容易に登録することができる。
【図面の簡単な説明】
（【００１１】以降は省略されています）

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