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公開番号2022086945
公報種別公開特許公報(A)
公開日2022-06-09
出願番号2020207945
出願日2020-11-30
発明の名称回覧支援システム
出願人個人
代理人
主分類G06Q 10/06 20120101AFI20220602BHJP(計算;計数)
要約【課題】最初の1回の指定で、複数回の配送/やり取りを効率よく実施する回覧支援システムを提供する。
【解決手段】複数の対象者間を、順次転送される回覧システムであって、回覧名称と回覧先氏名/住所、回覧順序をデータベース2に登録し、回覧専用封筒3に必要書類を入れて投函すると、郵便局は、次がだれであるかを自動的に判別して、自動送付する。回覧専用封筒にはチェックボックスがあって、郵便局で、消印を押し、回覧状況管理データベース22に、回覧メンバー毎に回覧送付日時と回覧送付先からの発出確認日時とを記録する。回付順序制御手段4によって、回覧途中で、システムが“許容最大滞留時間オーバー”の状況が生じ、滞留と判断した場合、少なくとも滞留者に対してシステムから自動で連絡され、回覧の進行を促す。
【選択図】図1
特許請求の範囲【請求項1】
複数の対象者間を順次転送される紙類等の現物資料の回覧システムにおいて、少なくとも回覧の回付先住所を管理するデータベースを持ち、これによって回覧IDだけで次の回覧先を特定する手段を持つことを特徴とする回覧支援システム
続きを表示(約 190 文字)【請求項2】
回覧を特定するため、回覧IDのコードが施され連続使用可能な専用の現物封筒を持つ、請求項1に記載の回覧支援システム
【請求項3】
回覧先メンバー毎に滞留時間を記録し、設定された最大許容滞留時間を超えてもまだ発出が確認されていない場合には、システム側から少なくとも回覧の現保持者に連絡がいくことを特徴とする請求項1に記載の郵便等回覧支援システム

発明の詳細な説明【技術分野】
【0001】
本発明は複数メンバー間での、現物資料の回覧を効率化する郵便または信書便またはこれに類するシステムに関わる。以降、特に断りが無い限りは、郵便とは、郵便または信書便またはこれに類するものの総称表現する。また、郵便局とは、郵便を扱い本発明のシステムを実現している拠点の総称表現とする。
続きを表示(約 2,100 文字)【背景技術】
【0002】
ネットワークを活用した電子的な回覧に関連するものとして、稟議の回付・承認を支援するシステム(特許文献1)、回覧状況に応じ予め定められた処理を行うシステム(特許文献2)等がある。
【0003】
物理的資料回覧管理については、資料にRFIDタグをつけて、部署内の管理情報読み取り装置を介して管理する方法も提案されている(特許文献3)が、あくまで、電波が到達できる部署内(ローカルエリア)回覧でのシステムであり、遠方への回覧をカバーする仕組みは考えられていない。
【0004】
なお、引越し届け出後1年間は、旧住所あての郵便物等を新住所に無料で転送するサービスが現郵便局(日本郵便株式会社)で行われているが、複数の受け取り者のところに巡回転送されるような回覧の仕組みという考え方は一切ない。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0005】
特開2019-204442公報
特開2013-196473公報
特開2010-20798公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0006】
郵便は、1件につき1回の投函で1つのアドレスにしか送付できない。このままでは、回覧(複数の宛先に順番に届けられ最後は発信人に戻る回付型式)のような複数回の配送/やり取りを大きく効率化することができない。ここに本発明が解決する課題がある。すなわち本発明は、最初の1回の指定で、複数回の配送/やり取りを効率よく実施する新しい仕組みを実現するものである。
【課題を解決するための手段】
【0007】
複数の対象者間を、順次転送される回覧システムにおいて、回覧名称と回覧先氏名/住所、回覧順序をデータベース2に登録し、回覧専用封筒3に必要書類を入れて投函すると、郵便局が次の回覧先は誰になるかを自動的に判別して、自動送付する。回覧専用封筒3にチェックボックス33があって、郵便局1で、消印を押し、回覧メンバー毎にデータベースに回覧送付日時と回覧送付先からの発出確認日時とを回覧状況管理データベース22に記録する。回付順序制御手段4によって、回覧途中で、システムが“許容最大滞留時間オーバー”の状況が生じ、滞留と判断した場合、少なくとも滞留者に対してシステムから自動で連絡が行き、回覧の進行を促す。
【発明の効果】
【0008】
実際の宛先を明示せず、回覧IDだけで、次の回付先に自動送付されるので、効率の良い回覧を実現でき、回覧対象メンバーの個人情報の露出を最小限にすることができる。また、回覧終了まで1つの専用封筒を繰り返し活用するので、地球環境にやさしくなる。さらに、回覧途中の、あるメンバーの所で推奨最大滞留時間を超えた場合には、システム側から少なくともその時点での回覧保持者に連絡がいき、振出人に代わって回覧の進行を促すことができ、振出人の負荷を軽減することができる。
【0009】
発明の効果を、享受する対象別にさらに細かく整理すると以下のようになる。
(発信人が受ける効果)
・所定時間で、メンバーの意見を回覧資料上で集約できる。回覧順によって、誰の意見を踏まえて自分のコメントを記入するか、というような影響が発生する場合があるので、その影響を回避したい場合には回覧を2周以上するということもできる。
・基本的に書留型システムであるので、セキュリティも高く保つことができる。書留型とは、追跡し所在確認ができ、確実に配達したことが証明できる郵便形態のことを指す。
・対話・意見交換の議事録として、回覧の結果としてのオリジナルをそのまま封筒ごと、すなわち回覧プロセス情報に合わせて管理対象にできる。
【0010】
(回覧対象メンバーのメリット)
・発信人を除く各メンバーは、お互いの住所を知ることなく、個人情報管理上も最小の情報開示で利用でき、気安く取り組むことができる。なお、回覧の対象者がだれで、どういう順バカは、回覧資料に含まれているものと想定する。
・メンバーは、それまでの意見が蓄積された状態で、その上に付け加えるという形で意見を述べることができる。このようなタイプのプロジェクトでは、物理的な紙ベースでの資料の回付、資料を広げ全体をよく見ながら、よく考え、必要に応じて該当箇所の脇にコメントを書き込む/付箋を貼る、という方が手軽であり、機器やシステムプロセス等操作に迷うことなく、集中できる。
・大量の電子メールや電子メッセージに紛れたり追われたりするのは、気持ち的にも休まらない。たまに紙とペンで進めるプロジェクトがあるとホッとするだろう。カフェや電車での仕事に適合する。ITやインターネットが嫌い・慣れないという人も使える。
・全国どこらかでもポストまたは郵便局に出すことが出来る。
・都度の切手も必要なく、次へメンバーへの送付の手間を軽減できる
(【0011】以降は省略されています)

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